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Social-Media-Guidelines

Die Nutzung verschiedener Social-Media-Kanäle eröffnet uns neue, verbesserte Kommunikationsmöglichkeiten mit unseren Kunden. Sie schafft Transparenz, Nähe und bietet unseren Kunden, Ausstellern und Messebesuchern Kommunikationsplattformen, damit sie auch untereinander in Kontakt kommen und über die Messen hinaus netzwerken können.

Gleichzeitig will der Umgang mit sozialen Netzwerken auch gelernt sein, um sie optimal nutzen zu können. Dabei lassen wir unsere Mitarbeiter nicht allein, sondern schulen und unterstützen sie aktiv.

Unsere Social-Media-Guidelines finden Sie im Folgenden. Sie wurden dem Leitfaden „Social Media Richtlinien – 10 Tipps für Unternehmen und ihre Mitarbeiter” von der Fachgruppe Social Media im Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) e.V. angelehnt und auf die spezielle Situation in unserem Messegeschäft angepasst. Bei Fragen können Sie sich gerne direkt an die Geschäftsführung von spring Messe Management wenden – wir freuen uns natürlich ebenfalls, wenn Sie uns über unsere Social-Media-Präsenzen kontaktieren. Viel Spaß beim Netzwerken!

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SOCIAL-MEDIA-GUIDELINES FÜR MITARBEITER DER spring Messe Management GmbH   

Wie bewegen wir uns geschäftlich korrekt in Social Media? Auch wenn Sie als Mitarbeiter verschiedene soziale Netzwerke nur in Ihrer Freizeit nutzen, verschwimmen private und berufliche Inhalte immer mehr im Social Web.

Die Social-Media-Guidelines von spring Messe Management dienen dazu, dass Sie sich ein aktives Bewusstsein für den richtigen Umgang mit den neuen Kommunikationsmechanismen im Internet bilden können.

1. STRATEGIE UND ZIELE

spring Messe Management verfolgt eine klare Strategie im Social Web, welche die anvisierten Zielgruppen, Ziele und Kommunikationsgrundsätze sowohl für spring übergreifend als auch für die einzelnen Projekte definiert.

Dabei stehen vor allem folgende Zielsetzungen im Fokus:

spring Corporate Aktivitäten

  • Stärkung der Employer Brand gegenüber potenziellen Mitarbeitern, Kunden (Kundenbindung) und Kooperationspartnern
  • Stärkung der Mitarbeiter-Identifikation mit dem Unternehmen

Messeprojekte

  • Steigerung des Bekanntheitsgrades in relevanten Zielgruppen
  • Ausstellerwerbung: Generierung von Leads
  • Besucherwerbung: Gewinnung von Fans/Followern, Bindung an die jeweilige Messe und Angebot von Dialogplattformen
  • Erhöhung des Internet-Traffic auf unseren Messe-Websites (SEO)

Diese Zielsetzungen sind für jedes Projekt spezifiziert. Es ist unser Ziel, einen Dialog auf Augenhöhe mit unseren Kunden über soziale Netzwerke zu etablieren. Genau wie bei unseren Content-lastigen Messen stehen dabei relevante Inhalte im Vordergrund, nicht platte Marketing-Botschaften. spring nutzt aktiv innovative und interaktive Kommunikationsplattformen wie Social Media, um Trends zu setzen und die Unternehmens-, Projekt- und Vertriebsziele zu unterstützen.

Gleichzeitig dient Social Media als Informationsquelle für Sie als Mitarbeiter, um bei Bedarf spezifische Fachinformationen zur Unterstützung Ihrer Arbeitsleistung zu beziehen. Bauen Sie daher aktiv ihr Wissen und ihre Kenntnisse aus, indem sie Kommunikations-Tools oder Inhalte nutzen und dabei Ihr Fachwissen regelmäßig erweitern.

2. GEHEIMNISSE SIND GEHEIM UND INTERNA BLEIBEN INTERN

Bereits existierende Kommunikations- und Verhaltensrichtlinien von spring gelten selbstverständlich auch für das Veröffentlichen von Inhalten im Internet. Offizielle Informationen eines Unternehmens, die bereits von der Presseabteilung, auf den spring Websites und/oder den Projektteams veröffentlicht wurden, dürfen von Mitarbeitern eigenständig verbreitet werden.

Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Informationen zu (geplanten, aber noch nicht angekündigten) Projekten, Akquisitionen, Kunden und Mitarbeitern sowie Finanzdaten dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Geschäftsführung veröffentlicht werden.

Mitarbeiter sollten sich vor einer Veröffentlichung gegebenenfalls schriftlich mit ihrem Vorgesetzten abstimmen und ihre eigenen beziehungsweise die vertraglichen Verpflichtungen des Unternehmens, wie zum Beispiel Geheimhaltungsvereinbarungen oder Verschwiegenheitserklärungen, beachten. Um rechtliche Belange sowie Presseanfragen dürfen sich nur die zuständigen Mitarbeiter aus der Presse-Abteilung und der Geschäftsführung kümmern. Offizielle Mitteilungen des Unternehmens erfolgen ausschließlich durch die Geschäftsführer oder durch die Presseabteilung.

3. BLEIBEN SIE AUTHENTISCH

Wo auch immer Sie in Social Media unterwegs sind, werden Sie von außenstehenden Personen zuerst als Teammitglieder angesehen. Sie sollten sich dessen bei Ihren Veröffentlichungen und Aktivitäten im Internet immer bewusst sein.

Bitte machen Sie zu ihrem eigenen Schutz und dem Schutz des Unternehmens deutlich, wenn sie sich als Privatpersonen äußern. Adäquate Hilfsmittel stellen beispielsweise Hinweise im Impressum persönlicher Blogs oder in den Profilbeschreibungen verschiedener Benutzerkonten von Social Networks dar. Indem Sie in Einzelfällen darauf hinweisen, dass der jeweilige Inhalt nur ihre persönliche Meinung und nicht die Position des Arbeitgebers reflektiert, können Sie Social Media aktiv in ihrem Privatleben ausleben, ohne den Arbeitgeber direkt mit diesen Aktivitäten in Verbindung zu bringen. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass Ihre Aussagen auch bei privaten Aktivitäten in Social Media weiterhin als Aussagen Ihres Unternehmens gewertet werden können.

Für ein authentisches Auftreten sollten Sie sich mit vollständigem Vor- und Nachnamen, Funktion und Unternehmen zu erkennen geben, sofern die veröffentlichten Inhalte ihre Arbeit betreffen. Dazu zählen vor allem Blogeinträge und Kommentare auf internen und externen Websites. Verschleiern Sie ihre Identität nicht durch Pseudonyme.

4. WER VERÖFFENTLICHT, ÜBERNIMMT VERANTWORTUNG

Für ihre veröffentlichten Meinungsäußerungen sind Sie immer selbst verantwortlich. Jede Veröffentlichung kann über kurz oder lang von Vorgesetzten, Kollegen oder ehemaligen Mitarbeitern, bestehenden oder potenziellen Kunden sowie von Partnern, Bloggern oder Journalisten gelesen werden. Seien Sie sich der möglichen Folgen, Konsequenzen und Reaktionen bewusst.

Als Unternehmen wollen wir zeitnah und angemessen auf direkte Fragen, Anregungen und Kritik reagieren. Unterstützen Sie uns dabei, indem Sie auf entsprechende Einträge hinweisen. Antworten Sie auf themenbezogene Leserkommentare und konstruktive Kritik höflich und sachlich. Zeigen Sie Integrität, Kompetenz und Humor – schließlich haben Sie es mit Menschen als Kunden, Geschäftspartner oder Meinungsbildner und nicht mit virtuellen Persönlichkeiten zu tun.

5. INTERNE KRITIK IST ERLAUBT, BLEIBT ABER INTERN

Auch wenn ein Unternehmen von seinem Produkt oder seiner Dienstleistung vollkommen überzeugt ist, müssen Mitarbeiter nicht alles mögen. Dennoch sollten Sie als Mitarbeiter nach außen voll und ganz hinter ihrem Unternehmen stehen. Wenn Ihnen etwas missfällt, sollten diese Themen intern mit den jeweiligen Fachbereichen oder mit den Vorgesetzten angesprochen werden. Konstruktive Verbesserungsvorschläge sind ausdrücklich erwünscht. Jedoch lässt eine öffentliche Kritik durch die Mitarbeiter an dem Unternehmen, seinen Produkten und Dienstleistungen das Unternehmen vor Geschäftspartnern, Kunden, Journalisten und selbst vor anderen Mitarbeitern in einem schlechten Licht stehen.

6. GEHEN SIE MIT FEHLERN OFFEN UM

Fehler sind menschlich. Wenn Sie Fehler machen, sollten Sie dazu stehen. Blogeinträge, Kommentare oder Tweets sollten nicht einfach unkommentiert verändert oder insgeheim entfernt werden. Die Fehler müssen vielmehr proaktiv und konstruktiv kommentiert werden. Gehen Sie ehrlich mit sich selbst um und sprechen Sie im Zweifelsfall ihre Vorgesetzten auf die Fehler an. Einen Fehler einzugestehen, wirkt in der Öffentlichkeit besser als der Versuch der Rechtfertigung und Löschung. Sofern Sie ihre früheren Beiträge ändern, empfiehlt sich eine klare Kennzeichnung dieser Änderungen. Zur Dokumentation sollten alle originalen Inhalte gespeichert werden, um Änderungen am Originalbeitrag nachvollziehen zu können.

7. SCHONEN SIE IHRE GESCHÄFTSBEZIEHUNGEN

Selbst wenn Partner und Kunden Ihnen Stress oder Ärger bereiten, lassen Sie Ihren persönlichen Frust niemals in der Öffentlichkeit ab. Unsere Geschäftspartner und vor allem Kunden sind wichtig – ohne sie geht gar nichts. Beachten Sie dies in allen Veröffentlichungen. Negatives oder Respektloses über potenzielle Kunden und bestehende Geschäftspartner zu verbreiten, ist tabu. Unterstützen Sie vielmehr Partner, Nutzer und Dritte bei möglichen Problemen und helfen ihnen, gemeinsam für etwaige Probleme eine Lösung zu finden. Professionalität und Höflichkeit im Umgang mit Gesprächspartnern sollten für Sie eine Selbstverständlichkeit sein. Dazu zählt auch der respektvolle Umgang mit anderen Meinungen, denn auch unternehmensfremde Personen können Experten auf ihrem Gebiet sein.

8. BEACHTEN SIE DAS GELTENDE RECHT

Respektieren Sie die Rechte der Nutzer sowie die Rechte unbeteiligter Dritter, insbesondere Urheber- und Persönlichkeitsrechte wie Privatsphäre und Datenschutz und halten Sie sich an bestehende Gesetze. Dazu zählen ebenfalls die geltenden Markenrechte. Ein Verzicht auf Obszönitäten, Beleidigungen und Diskriminierungen hinsichtlich Rasse, Religion, Geschlecht oder Herkunft ist selbstverständlich.

Beachten Sie insbesondere die geltenden Bildrechte und verwenden Sie Fotografien, die weniger als drei Personen abbilden nur, wenn Ihnen eine Einverständniserklärung von diesen vorliegt. Weitere Richtlinien zum Umgang und der Verbreitung von Bildern finden Sie hier (§ 22 und 23 Kunsturheberrechtsgesetz (KUG/KunstUrhG).

9. PRIVATE NUTZUNG VON SOCIAL MEDIA WÄHREND DER ARBEITSZEITEN

Grundsätzlich darf die private Nutzung von Social Media keine Auswirkungen auf die Ihre Arbeit und Leistung haben. Chatgespräche mit Freunden und/oder Familie auf sozialen Netzwerken dürfen ausschließlich in ihrer Freizeit und nicht während der Arbeitszeit stattfinden. Die dienstliche Nutzung von Social Media orientiert sich an der Social-Media-Strategie von spring Messe Management und wird von der Geschäftsführung, dem Digital Marketing Manager und den Projektteams gesteuert.

10. ANSPRECHPARTNER FÜR SOCIAL-MEDIA-GUIDELINES

Falls Sie nicht genügend Fachwissen zu einem bestimmten Thema besitzen oder Fragen zu den Richtlinien haben, suchen Sie bitte das Gespräch mit ihren Vorgesetzten oder den Experten Ihres Hauses. Ihre Ansprechpartnerinnen bei Fragen zu den Social-Media-Richtlinien sind Nataliya Wanke, Digital Marketing Managerin, sowie Doris Balke, Qualitätsmanagerin. Darüber hinaus steht Ihnen auch die Geschäftsführung und die Projektleiter für Fragen zur Verfügung.

 

Ralf Hocke, Mannheim, Januar 2015